Evaluatietool

In deze stap hebben jullie de oorzaken van werkdruk geanalyseerd. Goed, want het is heel belangrijk om met het hele team de oorzaken van werkdruk te analyseren. Deze informatie levert relevante input voor een goed gesprek op school.

Oorzaken van werkdruk

Uit onderzoek van TNO blijkt dat het per persoon sterk verschilt wat zij als ‘energiegevers’ en ‘energienemers’ ervaren. ‘Werken met nieuwe methoden’ bijvoorbeeld blijkt dan voor de helft van de collega’s een energiegever, maar voor de andere helft een energienemer. In het algemeen, echter, wordt de ‘waardering van leerlingen’ en ‘mijn betrokkenheid bij de leerlingen’ als energiegever ervaren. ‘De hoeveelheid administratieve taken en de ‘tijdsdruk, piekbelasting’ worden als grootste energienemers ervaren.

Wil je hiermee aan de slag?

Je kunt verschillende instrumenten inzetten om te analyseren waar de werkdruk van vandaan komt. Sommige instrumenten vragen externe begeleiding.

• RI&E of medewerkertevredenheidsonderzoeken (MTO) voor informatie over werkdrukbeleving in de school.
• Arbocatalogus en Arbomeester.
• Werkdrukscan van het Vervangingsfonds.
• Wegwijzer werkdruk van TNO.

In deze stap wordt op schoolniveau besproken welke oorzaken van werkdruk er zijn. Werkdruk is een situatie waarin disbalans is ontstaan tussen de eisen die het werk stelt (taakeisen)en de mogelijkheden om het werk goed uit te voeren (regelmogelijkheden). Jullie hebben nog niet gezamenlijk de oorzaken van werkdruk geanalyseerd. Dit is wel heel belangrijk om te doen, want deze informatie levert relevante input voor een goed gesprek op school.

Oorzaken van werkdruk

Uit onderzoek van TNO blijkt dat het per persoon sterk verschilt wat zij als ‘energiegevers’ en ‘energienemers’ ervaren. ‘Werken met nieuwe methoden’ bijvoorbeeld blijkt dan voor de helft van de collega’s een energiegever, maar voor de andere helft een energienemer. In het algemeen, echter, wordt de ‘waardering van leerlingen’ en ‘mijn betrokkenheid bij de leerlingen’ als energiegever ervaren. ‘De hoeveelheid administratieve taken en de ‘tijdsdruk, piekbelasting’ worden als grootste energienemers ervaren.

Wil je hiermee aan de slag?

Je kunt verschillende instrumenten inzetten om te analyseren waar de werkdruk van vandaan komt. Sommige instrumenten vragen externe begeleiding.

• RI&E of medewerkertevredenheidsonderzoeken (MTO) voor informatie over werkdrukbeleving in de school.
• Arbomeester.
• Werkdrukscan van het Vervangingsfonds.
• Wegwijzer werkdruk van TNO .
• De arbocatalogus PO > Arbocatalogus PO

Goed dat jullie in dialoog zijn gegaan om tot oplossingen te komen! Elke school heeft in zijn unieke context en dynamiek eigen aandachtspunten en keuzes te maken in welk van de aandachtspunten prioriteit krijgt. Het is belangrijk om met het hele team in dialoog te gaan, om zo tot oplossingen en eventueel een prioriteitenlijst te komen. Keuzes die gemaakt worden, vragen soms verplichtingen voor de langere termijn (denk aan het aannemen van extra personeel of aanschaffen van ICT-pakketten).

Tip voor de aanpak

Het is belangrijk dat iedere school de aanpak van werkdruk benadert als een project. Een systematische aanpak maakt het ingewikkelde probleem werkdruk overzichtelijk. Bij de projectmatige aanpak hoort een werkplan, een werkgroep, project-start-up, een projectleider en een (interne)opdrachtgever. Wanneer de taken en bevoegdheden voor iedereen vooraf duidelijk zijn, is de kans het grootste, concrete resultaten te behalen en te borgen binnen de school

Wil je hier verder mee aan de slag?

Om het gesprek te voeren in het team zijn verschillende hulpmiddelen beschikbaar, zoals:

• Werkdrukspel van Vervangingsfonds.
• Toolkit en brochure Operatie Regels Ruimen.
• Gesprekskompas werkdruk.
• Maatregelenmatrix

Jammer dat jullie nog niet met het hele team in dialoog zijn gegaan. Want door samen in dialoog te gaan, kom je tot oplossingen en een eventuele prioriteitenlijst. Elke school heeft namelijk in zijn unieke context en dynamiek eigen aandachtspunten en keuzes te maken in welk van de aandachtspunten prioriteit krijgt. Keuzes die gemaakt worden, vragen soms verplichtingen voor de langere termijn (denk aan het aannemen van extra personeel of aanschaffen van ICT-pakketten).

Tip voor de aanpak

Het is belangrijk dat iedere school de aanpak van werkdruk benadert als een project. Een systematische aanpak maakt het ingewikkelde probleem werkdruk overzichtelijk. Bij de projectmatige aanpak hoort een werkplan, een werkgroep, project-start-up, een projectleider en een (interne)opdrachtgever. Wanneer de taken en bevoegdheden voor iedereen vooraf duidelijk zijn, is de kans het grootste, concrete resultaten te behalen en te borgen binnen de school.

Wil je hiermee aan de slag?

Om het gesprek te voeren in het team zijn verschillende hulpmiddelen beschikbaar, zoals:

• Werkdrukspel van Vervangingsfonds.
• Toolkit en brochure Operatie Regels Ruimen.
• Gesprekskompas werkdruk
• Maatregelenmatrix

In deze stap hebben jullie de resultaten van de dialoog verwerkt in een werkplan. Goed dat jullie hiermee aan de slag zijn gegaan!

Belangrijk is wel dat dit concreet en kernachtig is gebeurd. In het werkplan moet ten minste staan: welke maatregelen uitgevoerd worden (financieel en niet-financieel), de beoogde resultaten, de activiteiten, wie eigenaar is, een planning en wanneer de evaluatie plaats vindt. Besteed daarbij aandacht aan korte- en lange termijn maatregelen. Dit werkplan is een overzichtelijk plan dat elk overleg besproken wordt op voortgang. Zorg er voor dat iedereen het plan steunt. Zo vergroot je de kans dat de maatregelen worden uitgevoerd en effect hebben.

Wil je hier verder mee aan de slag?

Er zijn door het Arbeidsmarktplatform PO en door het Vervangingsfonds pilots gedaan voor de aanpak van werkdruk. Voor meer informatie zie:

• Whitepaper ‘Samenwerken aan Werkdruk’ van Arbeidsmarktplatform PO.
• Project Vervangingsfonds ‘Gezonde werkdruk, daar word je beter van’.
• Praktijkvoorbeelden ter inspiratie.
  • Omgaan met tienminutengesprekken
  • Omgaan met nakijkwerk
  • Omgaan met piekbelasting
  • Omgaan met ongewenst gedrag
  • Sociale steun bieden
  • Anders samenwerken

Helaas zijn jullie nog niet met deze stap aan de slag gegaan. In deze stap gaan jullie de resultaten van de dialoog verwerken in een werkplan. Belangrijk is dat dit concreet en kernachtig is gebeurd. Daar moet ten minste in staan: welke maatregelen uitgevoerd worden (financieel en niet-financieel), de beoogde resultaten, de activiteiten, wie eigenaar is, een planning en wanneer de evaluatie plaats vindt. Besteed daarbij aandacht aan korte- en lange termijn maatregelen. Dit werkplan is een overzichtelijk plan dat elk overleg besproken wordt op voortgang. Zorg er voor dat iedereen het plan steunt. Zo vergroot je de kans dat de maatregelen worden uitgevoerd en effect hebben.

Wil je hier verder mee aan de slag?

Er zijn door het Arbeidsmarktplatform PO en door het Vervangingsfonds pilots gedaan voor de aanpak van werkdruk. Voor meer informatie zie:

• Whitepaper ‘Samenwerken aan Werkdruk’ van Arbeidsmarktplatform PO.
• Project Vervangingsfonds ‘Gezonde werkdruk, daar word je beter van’.
• Praktijkvoorbeelden ter inspiratie.
  • Omgaan met tienminutengesprekken
  • Omgaan met nakijkwerk
  • Omgaan met piekbelasting
  • Omgaan met ongewenst gedrag
  • Sociale steun bieden
  • Anders samenwerken

Om de voortgang in de gaten te kunnen houden, is het van belang regelmatig een monitoring uit te voeren en het hele proces cyclisch opnieuw te starten. Door de voortgang te monitoren, kunnen jullie bepalen of de aanpak nog past bij de situatie en of de maatregelen effect hebben. Op basis van de evaluatie kunnen jullie de maatregelen aanpassen, nieuwe maatregelen invoeren, of de oorzaken opnieuw onderzoeken.

Deze stap is belangrijk om met elkaar vast te kunnen stellen of we bezig zijn met de goede dingen: pakken we de juiste factoren aan die werkdruk veroorzaken? En doen we dat op de juiste manier? Een goed moment om te evalueren met elkaar wat het jaar heeft opgebracht. Niet alleen op de ‘harde’ resultaten als daling van het ziekteverzuim, maar juist ook op de meer ‘softe’ factoren die zich niet makkelijk in cijfers laten uitdrukken: ervaren we steun van collega’s en leidinggevende (belangrijke buffer om werkdruk te voorkomen!), hebben we het gevoel de werkdruk zelf te kunnen beïnvloeden, is werkdruk bespreekbaar, werken we samen aan het beïnvloeden van de werkdrukfactoren?

Aan de hand van het volgende hulpmiddel, kun je kijken met welke maatregelen jullie al wel goed aan de slag zijn en met welke nog niet.

• ‘De balans opmaken’ werkvorm, ‘De balans opmaken’ werkblad

Jammer dat jullie nog niet voldoende aan de slag zijn gegaan met de geformuleerde maatregelen – dat doe je in deze stap. Dit is de langste en de lastigste fase.

Om de voortgang in de gaten te kunnen houden, is het van belang regelmatig een monitoring uit te voeren en het hele proces cyclisch opnieuw te starten. Door de voortgang te monitoren, kunnen jullie bepalen of de aanpak nog past bij de situatie en of de maatregelen effect hebben. Op basis van de evaluatie kunnen jullie de maatregelen aanpassen, nieuwe maatregelen invoeren, of de oorzaken opnieuw onderzoeken.

Deze stap is belangrijk om met elkaar vast te kunnen stellen of we bezig zijn met de goede dingen: pakken we de juiste factoren aan die werkdruk veroorzaken? En doen we dat op de juiste manier? Een goed moment om te evalueren met elkaar wat het jaar heeft opgebracht. Niet alleen op de ‘harde’ resultaten als daling van het ziekteverzuim, maar juist ook op de meer ‘softe’ factoren die zich niet makkelijk in cijfers laten uitdrukken: ervaren we steun van collega’s en leidinggevende (belangrijke buffer om werkdruk te voorkomen!), hebben we het gevoel de werkdruk zelf te kunnen beïnvloeden, is werkdruk bespreekbaar, werken we samen aan het beïnvloeden van de werkdrukfactoren?

Aan de hand van het volgende hulpmiddel, kun je kijken met welke maatregelen jullie al wel goed aan de slag zijn en met welke nog niet.

• ‘De balans opmaken’ werkvorm, ‘De balans opmaken’ werkblad

Goed dat jullie regelmatig in gesprek gaan en blijven over de werkdruk. Communicatie is erg belangrijk. Houd alle medewerkers van het schoolteam, ook die niet in de werkgroep deelnemen, betrokken bij de voortgang van het project. Denk bijvoorbeeld aan een successenmuur in de docentenkamer om positieve ervaringen te delen. Ook een studiedag of aanbod voor het volgen van een training over het aanpakken van werkdruk, kan helpen om in deze fase de aandacht voor de aanpak van werkdruk binnen de school levendig te houden.

Uiteraard blijken uit de evaluatie ook punten voor verbetering. Werken aan werkdruk is een traject van de lange termijn en vergt een cyclische aanpak. De verbeterpunten aan het einde van de eerste cyclus vormen de aanknopingspunten van de tweede cyclus.

Hiermee aan de slag?

Hieronder vindt je verschillende leuke hulpmiddelen om de dialoog in je team aan te gaan:

• ‘De automatische piloot’ werkvorm
• ‘De carrousel’ werkvorm

Jullie communicatie kan nog verbeteren. Communicatie is namelijk erg belangrijk. Houdt alle medewerkers van het schoolteam, ook die niet in de werkgroep deelnemen, betrokken bij de voortgang van het project. Denk bijvoorbeeld aan een successenmuur in de docentenkamer om positieve ervaringen te delen. Ook een studiedag of aanbod voor het volgen van een training over het aanpakken van werkdruk, kan helpen om in deze fase de aandacht voor de aanpak van werkdruk binnen de school levendig te houden.

Uiteraard blijken uit de evaluatie ook punten voor verbetering. Werken aan werkdruk is een traject van de lange termijn en vergt een cyclische aanpak. De verbeterpunten aan het einde van de eerste cyclus vormen de aanknopingspunten van de tweede cyclus.

Hiermee aan de slag?

Hieronder vindt je verschillende leuke hulpmiddelen om de dialoog in je team aan te gaan:

• ‘De automatische piloot’ werkvorm
• ‘De carrousel’ werkvorm

Goed dat jullie elkaar helpen om aan de slag te gaan met de maatregelen. Uit onderzoek van TNO blijkt dat het per persoon sterk verschilt wat zij als ‘energiegevers’ en ‘energienemers’ ervaren. Wat bij de één energie kost, geeft de ander juist energie. Dat betekent dat je veel van elkaar kan leren in het omgaan met werkdruk. Zo kan iemand die goed kan om gaan met de ouders, andere collega’s die dit moeilijker vinden tips geven. Op die manier kunnen jullie elkaar helpen om de werkdruk te verminderen.

Mochten jullie hier nog verder mee aan de slag willen, kun je in dit formulier invullen wat voor jou energievreters en energiegevers zijn. Je kunt hier een persoonlijk actieplan op formuleren én aangeven wie je daar bij kan helpen. Op die manier kun je samen je energievreters verminderen, en je energiebronnen vergroten zodat er meer balans in je werk ontstaat. Hier vindt je de tips om dit als team aan te pakken. Door middel van onderstaande werkvormen kun je met je team in dialoog gaan over energievreters en energiegevers:

• Werkvorm ‘Wat vreet en geeft energie?’
• Werkvorm ‘Op energiesafari’
• Werkvorm ‘Verdiepende dialoog’
• Werkvorm ‘Docentencompetentiespel’ en Bijlage ‘Docentencompetentiespel’

Communicatie en samenwerking is belangrijk in de aanpak van werkdruk. Uit onderzoek van TNO blijkt dat het per persoon sterk verschilt wat zij als ‘energiegevers’ en ‘energienemers’ ervaren. Wat bij de één energie kost, geeft de ander juist energie. Dat betekent dat je veel van elkaar kan leren in het omgaan met werkdruk. Zo kan iemand die goed kan om gaan met de ouders, andere collega’s die dit moeilijker vinden tips geven. Op die manier kunnen jullie elkaar helpen om de werkdruk te verminderen.

In dit formulier kun je invullen wat voor jou energievreters en energiegevers zijn. Je kunt hier een persoonlijk actieplan op formuleren én aangeven wie je daar bij kan helpen. Op die manier kun je samen je energievreters verminderen, en je energiebronnen vergroten zodat er meer balans in je werk ontstaat. Hier vindt je de tips om dit als team aan te pakken. Door middel van onderstaande werkvormen kun je met je team in dialoog gaan over energievreters en energiegevers:

• Werkvorm ‘Wat vreet en geeft energie?’
• Werkvorm ‘Op energiesafari’
• Werkvorm ‘Verdiepende dialoog’
• Werkvorm ‘Docentencompetentiespel’ en Bijlage ‘Docentencompetentiespel’

Het hebben van voldoende draagvlak is van essentieel belang in het doorvoeren van maatregelen. Fijn dat dat bij jullie het geval is! Werkdruk is namelijk alleen maar effectief aan te pakken als mensen bereid zijn om naar elkaar te luisteren. Daarbij is het nodig dat alle betrokkenen het werkplan steunen. Dit geldt voor alle werknemers, niet alleen de leidinggevenden. Dit betekent dat de voortgang regelmatig teruggekoppeld moet worden. Zo vergroot je de kans dat de maatregelen worden uitgevoerd en effect hebben.

Hieronder vindt je een werkvorm waarmee je tot gedragen besluiten kan komen in je team:

• Werkvorm ‘Voorstellen bespreken’

Belang van leidinggevenden

Vooral werknemers met een hoge werkdruk die bovendien weinig steun van hun leidinggevende ervaren, hebben een hoog risico op een burn-out. Uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden van TNO en het CBS blijkt dat maar liefst 45 procent van hen burn-out klachten heeft. Dit tegenover 18 procent van de werknemers die wel vinden dat ze deze steun krijgen. Leidinggevenden hebben een belangrijke rol in het verminderen van de werkdruk. Zie voor meer informatie een praktijkverhaal uit de pilot Samenwerken aan werkdruk.

Het hebben van voldoende draagvlak is van essentieel belang in het doorvoeren van maatregelen. Bij jullie is dit helaas nog niet het geval. Werkdruk is alleen effectief aan te pakken als mensen bereid zijn om naar elkaar te luisteren. Daarbij is het nodig dat alle betrokkenen het werkplan steunen. Dit geldt voor alle werknemers, niet alleen de leidinggevenden. Dit betekent dat de voortgang regelmatig teruggekoppeld moet worden. Zo vergroot je de kans dat de maatregelen worden uitgevoerd en effect hebben.

Hieronder vindt je een werkvorm waarmee je tot gedragen besluiten kan komen in je team:

• Werkvorm ‘Voorstellen bespreken’

Belang van leidinggevenden

Vooral werknemers met een hoge werkdruk die bovendien weinig steun van hun leidinggevende ervaren, hebben een hoog risico op een burn-out. Uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden van TNO en het CBS blijkt dat maar liefst 45 procent van hen burn-out klachten heeft. Dit tegenover 18 procent van de werknemers die wel vinden dat ze deze steun krijgen. Leidinggevenden hebben een belangrijke rol in het verminderen van de werkdruk. Zie voor meer informatie een praktijkverhaal uit de pilot Samenwerken aan werkdruk.

Het aanpakken van werkdruk is hardnekkig. Het is helaas niet in een jaar tijd uit de wereld geholpen. Het vraagt een langere adem en consequent werken aan beïnvloeding van die factoren die de werkdruk binnen de school veroorzaken.

De afsluiting van het projectjaar is een mooi moment om te bespreken welke acties het komend jaar prioriteit krijgen in de aanpak van de werkdruk binnen de school. De verbeterpunten aan het einde van de eerste cyclus vormen de aanknopingspunten van de tweede cyclus. Er zijn geen ‘one size fits all’ maatregelen te benoemen. Maatwerk en professionele dialoog is de kracht van een succesvolle aanpak van werkdruk.

Meer informatie over werkdruk of behoefte aan verkennend gesprek wat het Arbeidsmarktplatform PO voor u kan betekenen? Mail naar: info@arbeidsmarktplatformpo.nl

Jullie zijn nog niet goed genoeg bezig met de aanpak van werkdruk. Werkdruk is een situatie waarin disbalans is ontstaan tussen de eisen die het werk stelt (taakeisen)en de mogelijkheden om het werk goed uit te voeren (regelmogelijkheden). Dat kan hoog ziekteverzuim, verslechterde werksfeer en problemen in de samenwerking of stresssignalen bij medewerkers tot gevolg hebben. Het is dus belangrijk dat werkdruk wordt aangepakt.

Kijk voor meer informatie op de factsheet ‘Aan de slag met het werkdrukakkoord’ en doorloop het stappenplan opnieuw.

Alhoewel jullie al stappen hebben gemaakt, zijn er ook nog zaken die meer aandacht verdienen. Werkdruk is een situatie waarin disbalans is ontstaan tussen de eisen die het werk stelt (taakeisen)en de mogelijkheden om het werk goed uit te voeren (regelmogelijkheden). Dat kan hoog ziekteverzuim, verslechterde werksfeer en problemen in de samenwerking of stresssignalen bij medewerkers tot gevolg hebben. Het is dus belangrijk dat alle aspecten van werkdruk worden aangepakt.

Kijk voor meer informatie op de factsheet ‘Aan de slag met het werkdrukakkoord’ en onderzoek welk stappen nog meer aandacht verdienen.

Jullie zijn al heel goed op weg met de aanpak van werkdruk. Er blijven natuurlijk altijd punten van verbetering. Het is daarom van belang om de werkdruk en de aanpak van werkdruk continue te blijven monitoren. Zo kunnen jullie in de gaten houden of jullie aanpak nog past bij de situatie en of de maatregelen effect hebben.

Mocht je meer informatie nodig hebben, kijk dan op de factsheet ‘Aan de slag met het werkdrukakkoord’ en onderzoek welke stappen nog meer aandacht verdienen.